Tổ chức sự kiện là một công việc phức tạp. Bởi vậy, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện nhằm dễ dàng thực hiện và đảm bảo hiệu quả, sự thành công là điều vô cùng quan trọng. Vậy làm lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào để đảm bảo sự thành công 100%? Hãy cùng ECOMCX theo dõi bài viết nhé!

Kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn nhất

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện còn phụ thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện. Sau đây là mẫu lập kế hoạch không thể bỏ qua nếu bạn muốn sự kiện đảm bảo sự thành công 100%.

Xác định mục đích của sự kiện

Việc xác định mục đích cụ thể ban đầu là cơ sở vững chắc để bạn thực hiện thành công, tập trung vào những yếu tố phát huy hiệu quả sự kiện mong muốn.

VD: Tổ chức sự kiện với mong muốn tăng khả năng nhận diện cho thương hiệu, đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng. Tổ chức sự kiện nhằm phát triển mối quan hệ với đối tác, khách hàng thân thiết, tăng tính kết nối của nhân sự trong công ty, phát triển văn hóa doanh nghiệp, ra mắt sản phẩm tạo tiếng vang với thị trường….. Có rất nhiều sự kiện được tổ chức với mục đích khác nhau. Bởi vậy, bạn cần nhận định rõ để lên kế hoạch tổ chức phù hợp và chi tiết nhất.

kế hoạch tổ chức sự kiện
Kế hoạch tổ chức sự kiện

Lựa chọn hình thức tổ chức

Sau khi đã xác định mục đích sự kiện, bạn sẽ có thể dễ dàng lên phương án lựa chọn hình thức tổ chức sao cho phù hợp nhất.

Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay rất hiệu quả cho công việc quảng bá hình ảnh như: Workshop, lễ ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, roadshow, hội nghị khách hàng, họp báo…

Các hình thức tổ chức sự kiện cho nội bộ tổ chức như: Teambuilding, lễ kỉ niệm, sự kiện tất niên….

Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức

Địa điểm và thời gian tổ chức cũng ảnh hưởng rất lớn tới sự thành công của sự kiện.

Địa điểm tổ chức sự kiện nên lựa chọn theo tính chất của sự kiện đó. Tuy nhiên về cơ bản chúng ta nên lựa chọn những địa điểm có không gian thuận lợi, khang trang và dễ dàng di chuyển cho khách mời tham sự.

Ví dụ: Khách sạn, trung tâm sự kiện, trung tâm hội nghị…

Hãy chọn ngày tốt và thời tiết đẹp giúp sự kiện có thể thu hút tối đa lượng khách mời như: Cuối tuần, sau giờ hành chính…

Lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện

Ý tưởng và chủ đề sự kiện là vô cùng quan trọng. Đây là lúc bạn cần thể hiện sự sáng tạo nhất có thể để tạo nên ấn tượng khác biệt cho sự kiện.

Ý tưởng hay chính là cách trang trí, concept của sự kiện. Thông thường các doanh nghiệp thường lựa chọn phông màu và concept có sự liên quan đến nhãn hàng hay thương hiệu của sản phẩm.

Đối với các sự kiện giao lưu giải trí nội bộ, bạn có thể tham khảo các ý tưởng mới lạ hơn như: Lễ hội hóa trang, các nhân vật marvel, phong cách royal, phong cách hiện đại….

Chủ đề cho sự kiện chính là nội dung truyền tải xuyên suốt và thông điệp chính thức của sự kiện. Hãy xác định chủ đề liên quan đến mục đích sự kiện để tạo sự thống nhất cần có, đảm bảo thành công cho sự kiện.

Img_1294
Kế hoạch tổ chức sự kiện
Img_3290
Kế hoạch tổ chức sự kiện

Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình chính là timeline của sự kiện và quá trình dẫn dắt sự kiện. Kịch bản chương trình thường gồm bao gồm 3 phần:

Phần khai mạc

Phần giao lưu văn nghệ, truyền tải nội dung, thông điệp

Phần tổng kết sự kiện

Kịch bản sự kiện ngắn hay dài còn phụ thuộc vào tính chất, quy mô của mỗi sự kiện và nhu cầu của người tổ chức. Kịch bản không nên quá ngắn khiến người xem hụt hẫng nhưng cũng không nên quá dài khiến người xem cảm thấy nhàm chán, mất kiên nhẫn.

Lên danh sách khách mời

Không thể thiếu khách mời tham sự trong mỗi sự kiện. Để đảm bảo sự chuẩn bị chu đáo, xác định quy mô sự kiện thì bạn cần phải lên danh sách khách mời thật sát sao, phù hợp với tiêu chí của sự kiện đã đề ra trước đó.

Chuẩn bị nhân lực, vật lực cho sự kiện

Nhân lực và vật lực là yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bạn cần:

  • Quy tụ nhân sự trong tổ chức hoặc thuê nhân sự từ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
  • Lên hình ảnh thiết kế backdrop, poster, banner, trang trí sự kiện, hoặc bạn có thể liên hệ với các bên in ấn, marketing chuyên nghiệp đảm nhận.
  • Liên hệ với các đơn vị cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng, kĩ thuật, vật tư, cơ sở vật chất để setup không gian sự kiện

Lên kế hoạch truyền thông sự kiện

Công tác truyền thông ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công sự kiện. Kế hoạch này cần xác địch rõ truyền thông trước, trong và sau sự kiện

  • Truyền thông trước sự kiện để thu hút người quan tâm, tham dự sự kiện
  • Truyền thông trong sự kiện, cập nhật đầy đủ những hình ảnh, không khí sự kiện để tăng sức nóng cho sự kiện
  • Truyền thông sau sự kiện nhằm đánh giá hiệu quả tương tác, mức ảnh hưởng, thành công của sự kiện cũng như đẩy mạnh quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp

Dự trù kinh phí

Xác định khoản dự trù kinh phí phù hợp với ngân sách để đảm bảo sau sự kiện không bị phát sinh, âm ngân sách của tổ chức. ECOMCX luôn giúp khách hàng tính toán khoản dự trù này để cân đối các hạng mục sao cho hài hòa nhất nhưng vẫn đảm bảo sự thành công.

Img_1797
Kế hoạch tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch xin tài trợ

Nếu ngân sách quá ít ỏi không đảm bảo sự thành công, hiệu quả sự kiện đặt ra thì đến lúc bạn phải lên kế hoạch xin tài trợ cho chương trình.

Khoản tài trợ hay chính là sự kết hợp quảng bá với các thương hiệu, doanh nghiệp khác nhằm giảm áp lực ngân sách tổ chức sự kiện. Hiện nay nhiều doanh nghiệp, tổ chức rất quan tâm đến việc xin tài trợ để nâng tầm chất lượng sự kiện trong kế hoạch tổ chức sự kiện của họ. Tuy nhiên, đi đôi với sự tài trợ của đối tác thì bạn cũng cần đảm bảo quyền lợi phù hợp khác cho họ, tất nhiên là chỉ nên tính toán trong khả năng của đội ngũ, tổ chức.

Xây dựng phương án rủi ro

Nếu không tính toán phương án rủi ro, sự kiện của bạn vẫn có khả năng bị thất bại bởi những lí do khách quan trên trời như: Trời mưa, mất điện, gió lớn…. Bởi vậy, để đảm bảo sự kiện không bị hủy và thất bại, bạn nên lâp từ 2 đến 3 phương án dự phòng về nhân sự, địa điểm, máy phát điện, ô dù dạng lớn v.v…

Xây dựng phương án đo lường kết quả sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, bạn hãy tiến hành đo lường kết quả thông qua phiếu khảo sát với khách mời hoặc lắng nghe ý kiến của mọi người xung quanh để có được những lời nhận xét đúng đắn nhất.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng sức nóng của sự kiện thông qua các chiến dịch marketing để đánh giá hiệu quả thực sự mà sự kiện mang lại.

Vừa rồi chính là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh giúp bạn tổ chức sự kiện thành công, hiệu quả nhất. Tuy nhiên trên lý thuyết là vậy, bạn cần phải có kỹ năng và kinh nghiệm quản trị, vận hành sự kiện thì mới đảm bảo tuân thủ hiệu quả kế hoạch trên.

Nếu bạn chưa đủ tự tin tự tổ chức sự kiện thì có thể liên hệ các đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chất lượng để được hỗ trợ, tư vấn từ đội ngũ có kinh nghiệm, đảm bảo 100% sự thành công cho sự kiện.

ECOMCX là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín tại Hà Nội hy vọng sẽ được đồng hành cùng bạn sáng tạo tổ chức sự kiện thành công, ấn tượng nhất. Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.