Tổ chức sự kiện cần những gì? Đây là câu hỏi của rất nhiều người chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Tổ chức sự kiện là hoạt động xã hội nhằm mục đích lan tỏa tinh thần, thông điệp hay thực hiện một nghi thức quan trọng trong cuộc sống. Tổ chức sự kiện cần có sự chuẩn bị từ trước với nhiều bước quan trọng để sự kiện được diễn ra trong điều kiện tốt nhất, đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn.

Tổ chức sự kiện cần những gì? Tại sao?

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những điều sau đây để đảm bảo hiệu quả và sự chuyên nghiệp cho chương trình:

1. Xác định mục đích sự kiện

Việc xác định mục đích của sự kiện sẽ quyết định tới tất cả các khâu khác trong quá trình tổ chức sự kiện. Mục đích sự kiện lớn thì quy mô cũng sẽ lớn và chất lượng sự kiện cũng đòi hỏi cao hơn. Ngoài ra, việc xác đích mục đích hay ý nghĩa của sự kiện còn là cơ sở để lên ý tưởng, concept cho sự kiện một cách phù hợp và chủ động nhất.

Ví dụ: Mục đích tổ chức sự kiện kỉ niệm thành lập công ty nhằm ghi dấu cột mốc quan trọng, thiêng liêng của công ty. Ngoài ra, sự kiện còn nhằm ghi nhận những cống hiến, đóng góp và sự gắn bó của cán bộ, nhân viên trong công ty, xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ và phục vụ cho công tác quảng bá, truyền thông cho hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.

Với những mục đích trên thì tổ chức sự kiện kỉ niệm thành lập công ty được coi là một sự kiện quan trọng, có quy mô và cần sự chuyên nghiệp, bài bản nhất định trong khâu tổ chức.

2. Xác định đối tượng khách mời

Dựa vào đối tượng khách mời mà chúng ta có thể xác định được phải tổ chức sự kiện như thế nào cho hợp lý nhất. Tất nhiên nếu đối tượng khách mời chủ yếu là các đối tác, khách hàng lớn thì cần phải chú trọng tới sự sang trọng, đẳng cấp nhất định nhằm tạo ấn tượng, hình ảnh đẹp cho công ty và là cơ sở để xây dựng niềm tin với khách hàng.

Ngoài ra, việc xác địch đối tượng khách mời còn nhằm lên danh sách số lượng người tham gia và xây dựng kế hoạch trang trí sự kiện, sắp xếp chỗ ngồi đầy đủ, hợp lý. Tránh xảy ra hiện tượng không đủ chỗ cho khách mời hay quá thừa chỗ ngồi sẽ gây ảnh hưởng tới tinh thần của sự kiện.

3. Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện nhằm cân đối tài chính và tối ưu chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả, chất lượng sự kiện như mong muốn, tránh lãng phí và phát sinh kinh phí không cần thiết.

Để dự trù kinh phí chuẩn nhất, bạn cần thực hiện như sau:

• Xác định tổng chi phí dự kiến
• Nguồn ngân sách có sẵn
• Xác định kinh phí được tài trợ

Sau đó, bạn sẽ liệt kê chi tiết những hạng mục cần có trong sự kiện và nhận báo giá từ các đơn vị tổ chức sự kiện cho từng hạng mục. Sau đó, hãy cân đối và thêm, bớt các hạng mục sao cho phù hợp nhất với nguồn tổng ngân sách.

Nếu các hạng mục sau khi chỉnh sửa không đảm bảo hiệu quả, mục đích của sự kiện thì bạn hãy lựa chọn các giải pháp xin tài trợ khác.

4. Thời gian diễn ra sự kiện

Xác định thời gian diễn ra sự kiện cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng sự kiện. Với những sự kiện mang tính chất như: lễ khai trương, khánh thành, lễ khởi công, v.v. thì cần chọn thời gian theo phong thủy nhằm tạo vận may cho công ty.

Ngoài ra, các sự kiện mang tính chất vui chơi, giải trí, giao lưu thì nên lựa chọn thời gian sau giờ hành chính để đảm bảo thu hút được sự chú ý và tham gia của quần chúng, tạo hiệu ứng đám đông cho sự kiện.

5. Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện cần đảm bảo những điều sau đây:

• Bối cảnh phù hợp với sự kiện
• Sức chứa sự kiện
• Vị trí thuận lợi di chuyển
• Dịch vụ đa dạng, phù hợp với nhu cầu của sự kiện
• Chi phí tối ưu, phù hợp với ngân sách
• Có không gian đỗ xe thuận lợi

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cần được chuẩn bị kĩ càng, có phương án dự phòng trong trường hợp xấu nhất. Tốt nhất bạn nên tham khảo vài địa điểm để có thể thay đổi linh hoạt bất cứ lúc nào.

6. Phân công nhiệm vụ theo các nhóm

Để đảm bảo công tác chuẩn bị sự kiện được chuẩn bị kỹ càng nhất, chúng ta cần chia thành các đội nhóm và giao nhiệm vụ thực hiện.

- Nhóm ý tưởng

Nhóm này sẽ phụ trách lên ý tưởng về concept chương trình, trang trí sự kiện, kịch bản chương trình, ấn phẩm truyền thông, quà tặng chương trình, hòm bốc thăm may mắn, đảm nhận trách nhiệm truyền thông trước và sau sự kiện

- Nhóm hậu cần

Nhóm hậu cần sẽ thực hiện nhiệm vụ liên hệ để thuê cơ sở vật chất, kỹ thuật, ánh sáng, âm thanh, thực đơn cho khách mời, liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện để thuê hạng mục biểu diễn như: MC, ca sĩ, band nhạc, PG....

- Nhóm điều hành

Không thể thiếu nhóm điều hành để đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru và hiệu quả nhất. Nhóm điều hành sẽ thực hiện nhiệm vụ quan sát, chỉ đạo và xử lý các tình huống phát sinh, điều phối và giám sát từ đầu đến cuối chương trình và sau sự kiện.

7. Làm thế nào để lên ý tưởng sáng tạo cho chương trình

Mỗi chương trình tổ chức sự kiện đều sẽ phải có "Chủ đề" đi kèm, đó cũng chính là linh hồn của chương trình và là cơ sở để dựng concept cho chương trình.

Tên chủ đề của chương trình cần ngắn gọn, dễ hiểu và hàm chứa cảm xúc, ý nghĩa nhất định mang giá trị của tổ chức. Tên chủ đề hay "slogan" của chương trình nên lóe sáng lên một ý nghĩa nhất định gây được thiện cảm và thu hút sự tò mò của người nghe.

8. Lên kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình vô cùng quan trọng, là xương sống của chương trình, đảm bảo cho sự kiện được diễn ra khoa học và hiệu quả.

Kịch bản chương trình sẽ bao gồm các mục sau:

• Mở màn chương trình
• Giao lưu văn nghệ
• Khai tiệc
• Giao lưu trò chơi
• Tổng kết sự kiện

Ngoài ra, các hạng mục âm thanh, ánh sáng cũng cần phải nắm bắt được kịch bản để điều phối một cách hợp lý, trơn tru.

MC cần chuẩn bị ngôn từ kỹ lưỡng, trau chuốt để gây được điểm nhấn và cảm xúc lắng đọng trong suốt chương trình.

9. Kế hoạch truyền thông

Đối với mỗi sự kiện sẽ có kế hoạch truyền thông khác nhau tùy thuộc vào tính chất và mục đích của sự kiện. Truyền thông sự kiện bao gồm truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài, truyền thông trước và sau sự kiện.

Ví dụ: Đối với các sự kiện khai trương, tri ân khách hàng, sự kiện đối tác, hội thảo, triển lãm.... Các sự kiện này cần có sự tham gia của nhiều khách mời và quần chúng nhằm tạo hiệu quả sự kiện. Bởi vậy, chúng ta cần truyền thông trước khi sự kiện diễn ra về thời gian, địa điểm tổ chức và chủ đề chính của sự kiện nhằm thu hút quần chúng và tạo sự hưởng ứng chung với khách mời.

Đối với các sự kiện mang tính chất nội bộ như: Teambuiding, Year End Party v.v. thì có thể truyền thông bằng việc dán thông báo, poster tại các văn phòng, qua các hội nhóm, công cụ truyền thông nội bộ của công ty để nhân viên có thể cập nhật dễ dàng.

Sau sự kiện, chúng ta cần truyền thông bằng cách cập nhật những hình ảnh, video chất lượng của chương trình và nhắn gửi, lan tỏa thông điệp trên các phương tiện thông tin đại chúng, kênh truyền thông online chính thức của công ty. Điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp vừa giúp xây dựng hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp trở nên uy tín hơn.

10. Giấy phép tổ chức sự kiện

Đối với những sự kiện có quy mô lớn thì cần phải xin cấp giấy phép tổ chức trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 1 tuần. Nếu không, sự kiện của bạn có thể bị hủy bất cứ lúc nào.

Hiện nay có một số công ty, đơn vị tổ chức sự kiện cũng đảm nhận công đoạn này khi thuê tổ chức sự kiện trọn gói bên họ. Bạn có thể đến với ECOMCX để được hỗ trợ xin giấy phép khi tổ chức sự kiện trọn gói từ chúng tôi.

11. Vận hành tổ chức sự kiện

Sau tất cả các công đoạn chuẩn bị thì cũng đã gần đến ngày diễn ra sự kiện. Vận hành tổ chức sự kiện cần lưu ý những điều sau đây:

Setup sự kiện

Công đoạn setup sự kiện sẽ diễn ra đầu tiên, bắt đầu trước thời gian diễn ra sự kiện từ nửa ngày đến 1 ngày thậm chí là 1 tuần tùy vào mức độ phức tạp và quy mô của sự kiện.

Ở công đoạn này, nhân sự sự kiện buộc phải checklist liên tục để không bị bỏ sót bất cứ hạng mục nào đã được chuẩn bị trước đó.

Tổng duyệt chương trình

Đối với những sự kiện có quy mô thì không thể thiếu công đoạn tổng duyệt nhằm đảm bảo về chất lượng âm thanh, ánh sáng, thời lượng chương trình và đặc biệt là đảm bảo sự thích nghi với không gian mới cho người biểu diễn.

Vận hành tổ chức

Bạn cần liên tục quan sát, giám sát nhằm đảm bảo cho quá trình diễn ra sự kiện được thuận lợi, trơn tru và hiệu quả nhất. Kịp thời xử lý những sự cố, tình huống phát sinh như: Thời tiết, kỹ thuật, nhân sự....

Kết thúc

• Thu dọn và bàn giao cơ sở vật chất, kỹ thuật cho đơn vị tổ chức sự kiện.

• Trả mặt bằng và thanh toán các chi phí còn lại.

12. Tổng kết sự kiện

Tổng kết sự kiện sẽ giúp cho chúng ta đánh giá được mức độ thành công và hiệu quả của sự kiện thông qua các điều sau:

• Đảm bảo chi phí sau sự kiện phù hợp với khoản dự trù ngân sách đã vạch ra trước đó
• Phản ánh của khách mời trong sự kiện
• Sự tương tác trên các phương tiện truyền thông online của sự kiện
• Mức tăng trưởng doanh thu của công ty sau sự kiện

Vừa rồi là những chia sẻ của ECOMCX đối với câu hỏi " Tổ chức sự kiện cần những gì?". Từ những kỹ năng và kinh nghiệm lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi luôn mong muốn mang đến những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất tới quý khách.

Hãy liên hệ ECOMCX để được tư vấn và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tối ưu nhất với chi phí tốt nhất thị trường hiện nay.