Để đảm bảo sự thành công và hiệu quả tối ưu nhất cho một chương trình thì quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng, thể hiện sự chỉn chu, khoa học của đơn vị và đội ngũ tổ chức sự kiện. Với quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bài bản, đội ngũ ECOMCX đã tạo ra rất nhiều sự kiện thành công cho hàng trăm khách hàng và khiến họ cảm thấy thực sự hài lòng với dịch vụ của chúng tôi.

Quy trình tổ chức sự kiện hay chính là việc sắp xếp các bước thực hiện trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện cho bất kì một chương trình, sự kiện nào đó một cách khoa học, hiệu quả và tối ưu nhất.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại ECOMCX

1. Trao đổi và tư vấn với khách hàng

ECOMCX sẽ trao đổi với khách hàng về các nội dung sau:

• Mục đích của sự kiện
• Địa điểm tổ chức
• Số lượng khách mời, quy mô của sự kiện
• Ngân sách dự trù

Sau khi trao đổi và xác định nhu cầu của khách hàng, với kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đội ngũ chúng tôi sẽ tư vấn cho khách hàng những phương án tổ chức phù hợp với quy mô và những gì cần thiết cho sự kiện để đảm bảo hiệu quả và tối ưu chi phí thực hiện nhất.

2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi đã nắm rõ các thông tin cần có về sự kiện sẽ được tổ chức, đội ngũ chúng tôi sẽ lên kế hoạch chi tiết chuẩn bị cho công tác tổ chức sự kiện được diễn ra hiệu quả thông qua các nội dung sau:

• Lên ý tưởng chủ đề, concept cho chương trình, sự kiện
• Lựa chọn và chuẩn bị cơ sở, thiết bị, nguồn lực vật chất cho sự kiện: Backdrop, banner, sân khấu, đồ trang trí, bàn ghế,hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị kỹ thuật, v.v.
• Chuẩn bị nhân sự phù hợp với nhu cầu của sự kiện: MC, người biểu diễn, PG, nhân sự vận hành sự kiện, v.v.
• Lên phương án dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra.

Sau khi đã lên kế hoạch xong thì người điều hành sẽ thuyết trình về các hạng mục, tổng kết về nội dung chuẩn bị và cân đối, chỉnh sửa một lần nữa trước khi bắt đầu thực hiện.

Kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được chia theo nhóm để đảm bảo trách nhiệm và sự khoa học trong công việc, có deadline thực hiện và được báo cáo thường xuyên cho người điều hành sự kiện.

3. Vận hành sự kiện

Sau thời gian chuẩn bị thì cũng đã đến ngày diễn ra sự kiện.

• Đầu tiên chính là công đoạn dựng sân khấu, bối cảnh, trang trí sự kiện. Công việc này thường được triển khai trước ngày diễn ra sự kiện từ nửa ngày đến một ngày, hoặc có thể lâu hơn tùy vào quy mô của mỗi sự kiện.

• Lê tân đón khách, làm thủ tục check in
• Khai mạc sự kiện, giới thiệu đại biểu, khách mời
• Bắt đầu chương trình với các nội dung đã chuẩn bị
• Mời tiệc, phục vụ ăn uống
• Tổ chức các hoạt động giao lưu, trò chơi, bốc thăm trúng thưởng...
• Truyền tải thông điệp, dịch vụ và kết thúc sự kiện

Các bước vận hành có thể sẽ được điều chỉnh phù hợp với nội dung, quy mô hay tính chất của từng sự kiện.

Tổng kết và đánh giá hiệu quả sự kiện

Tổng kết sự kiện với các công việc còn sót lại như: Tháo dỡ vật tư, máy móc, thiết bị và vận chuyển về kho, thanh toán chi phí với nhà hàng,... làm việc với khách hàng và thanh toán hợp đồng tổ chức sự kiện.

ECOMCX luôn không thể thiếu bước đánh giá hiệu quả của sự kiện nhằm nhìn nhận lại dịch vụ, đúc kết kinh nghiệm và hoàn thiện hơn trong các dự án sau. Công việc đánh giá được thực hiện bằng cách truyền thông sau sự kiện và nhận phản hồi từ khách hàng, chăm sóc và phát triển mối quan hệ với khách hàng.

Vừa rồi chính là quy trình tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, bài bản của đội ngũ ECOMCX nhằm giúp các bạn hiểu rõ hơn và tin tưởng với dịch vụ của chúng tôi.

Đối với mỗi dự án tổ chức sự kiện khác nhau, ECOMCX luôn "đặt khách hàng là trung tâm" trong quá trình thực hiện dự án, linh hoạt trong thực hiện theo nhu cầu của khách hàng, không chỉ đối với dịch vụ trọn gói mà còn đối với các hạng mục riêng lẻ nếu các bạn có nhu cầu.

Nếu bạn đang quan tâm tới dịch vụ tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với ECOMCX để được hỗ trợ tư vấn và thực hiện chuyên nghiệp, bài bản với chi phí tốt nhất thị trường.