Chuyên viên tổ chức sự kiện giữ một vị trí vô cùng quan trọng, quyết định tới hiệu quả của mỗi sự kiện, chương trình. Vậy bạn đã hiểu rõ về công viêc của một chuyên viên tổ chức sự kiện hay chưa? Hãy cùng ECOMCX tìm hiểu cụ thể trong bài viết sau.

1. Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?

Chuyên viên tổ chức sự kiện là những người dùng sự sáng tạo, cẩn thận, chu toàn của mình về mọi mặt để tạo nên một sự kiện, chương trình hoàn hảo nhất. Họ có vai trò không thể thiếu trong các bữa tiệc, event lớn nhỏ, là người sắp xếp, lên kế hoạch và tổ chức chương trình bài bản, mang lại hiệu quả tốt nhất cho khách hàng.

Để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện, đó phải là một người có sự sáng tạo, nhạy bén cao. Bên cạnh đó còn có các kiến thức chuyên môn, khả năng tổ chức, làm việc nhóm, linh hoạt,... để duy trì tính đồng bộ, sự chuyên nghiệp của một sự kiện.

Chuyên viên tổ chức sự kiện là người sẽ giám sát xuyên suốt toàn bộ từ đầu đến cuối khi sự kiện đã diễn ra thành công, và cả các khâu hậu cần và phía sau hậu trường.

Bởi vậy, người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng chịu được áp lực, tâm lý và thái độ chuẩn mực trong công việc. 

2. Những việc cần làm của một chuyên viên tổ chức sự kiện

Công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện có thể dựa theo sự chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên và xử lý nhiều công việc khác nhau từ khâu tiếp nhận, lên ý tưởng đến khi tổ chức sự kiện thành công. Cụ thể chi tiết như sau:

• Tiếp nhận yêu cầu và lên ý tưởng tổ chức sự kiện

• Đánh giá, phân tích quy mô của dự kiện để đưa ra các giải pháp, quy trình chuẩn bị cho sự kiện

• Lập kế hoạch chi tiết, lập bảng ước tính chi phí tổ chức sự kiện và xin duyệt ngân sách

• Tiến hành kế hoạch, liên hệ với các nhà cung cấp, đối tác để chuẩn bị, sắp xếp các khâu từ trang trí sự kiện đến chương trình biểu diễn

• Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời

• Chuẩn bị sân khấu, thiết bị chiếu sáng, âm thanh

• Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ đồ ăn, đồ uống hoặc quà tặng cho khách hàng trong sự kiện nếu có

• Kiểm tra, theo dõi và giám sát quá trình chuẩn bị, vận hành sự kiện cho đến khi kết thúc

• Lập báo cáo kết quả công việc, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Có thể thấy rằng, chuyên viên tổ chức sự kiện là một ngành nghề phù hợp với những người yêu thích sự năng động, trẻ trung, hướng ngoại và có tính kỷ luật cao. Một chuyên viên tổ chức sự kiện có năng lực sẽ mang đến những chương trình hấp dẫn, có tính truyền tải và vận động được tinh thần, tư tưởng của quần chúng tham gia.

Vì vậy, khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện để hợp tác, bạn hãy chú ý đến thái độ làm việc chuyên nghiệp của chuyên viên tổ chức sự kiện để lựa chọn.

ECOMCX là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với các chuyên viên tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, sự trẻ trung và năng động, mang đến những sự kiện vừa hiệu quả, vừa sáng tạo và tối ưu chi phí thực hiện nhất có thể.

Hi vọng những chia sẻ của ECOMCX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện cũng như tầm quan trọng của họ đối với mỗi một sự kiện, event trong cuộc sống hiện đại ngày nay.