Tổ chức sự kiện online đã xuất hiện và trở nên phổ biến hơn trong thời đại của công nghệ ngày nay. Một số người vẫn chưa hiểu rõ về tổ chức sự kiện online và cách thức vận hành, diễn ra của nó như thế nào. Hãy cùng ECOMCX làm rõ trong bài viết sau đây.

Tổ chức sự kiện online là gì?

Tổ chức sự kiện online là hoạt động, sự kiện được diễn ra thông qua phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến, những người tham gia được kết nối và tương tác với chương trình thông qua công cụ internet và phần mềm thông minh.

Tổ chức sự kiện online được cho là giải pháp vượt trội giúp hoạt động trao đổi, tương tác của các tổ chức, công ty, doanh nghiệp được diễn ra một cách nhanh gọn, hiệu quả và tiết kiệm ngân sách, thời gian cho cả người tham dự và đơn vị tổ chức. Đặc biệt sau 2 năm chống chọi với covid thì giải pháp này đã trở thành trào lưu trong hoạt động của mọi đoàn thể và nó vẫn được áp dụng phổ biến trong giai đoạn hiện nay.

Sự kiện online thường là lựa chọn thay thế cho các cuộc họp truyền thống gặp khó khăn về khoảng cách địa lý, di chuyển và thời gian của các bên tham gia. Lựa chọn tổ chức sự kiện online còn phụ thuộc vào đối tượng khách mời và quy mô, mục đích của sự kiện có đạt hiệu quả như mong đợi hay không. Bởi vậy không phải sự kiện nào cũng có thể tổ chức online.

Tổ chức sự kiện như thế nào và cần chuẩn bị những gì?

Có lẽ nhiều người vẫn chưa hình dung được quy trình tổ chức sự kiện online sẽ bao gồm những gì và có những công đoạn nào. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết để được giải đáp nhé!

Phần mềm tổ chức sự kiện online hiệu quả

Phần mềm tổ chức sự kiện online có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của sự kiện mà có thể bạn chưa biết. Bạn cần tìm kiếm được phần mềm có nhiều tính năng phù hợp với yêu cầu của sự kiện như: Thời gian hoạt động liên tục, số người tham gia tối đa, tính năng đăng ký trả phí để tham gia, tự động lưu lại những gì diễn ra trong sự kiện....

Phần mềm đang được sử dụng nhiều nhất để tổ chức sự kiện online hiện nay chính là: Zoom Webinar hoặc Zoom Events.

Chuẩn bị tổ chức sự kiện online

Không thể thiếu một kế hoạch và khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện dù nó là hình thức online. Để có thể chuẩn bị tổ chức sự kiện một cách tốt nhất, bạn cần xác định mục đích sự kiện và những gì bạn muốn đạt được thông qua nó. Chuẩn bị mọi thứ giúp đối tượng khách mời có thể hiểu được rõ những gì bạn muốn.

Hãy đặt các câu hỏi sau cho bạn.

• Đối tượng mục tiêu của sự kiện là gì?
• Cách quảng bá sự kiện trực tuyến của bạn như thế nào?
• Bạn sẽ lựa chọn phần mềm nào?
• Kế hoạch dự phòng của bạn trong trường hợp xảy ra sự cố là gì?
• Những người tham gia có sẵn sàng cho sự kiện hay không?
• Bạn muốn khán giả nhận được gì từ sự kiện của bạn?

Lời mời trực tuyến

Tổ chức sự kiện online tất nhiên cũng cần sự chỉn chu, chuyên nghiệp với những lời mời trực tuyến nhưng vẫn đủ yếu tố trang trọng, lịch sự.

Trên thị trường hiện có rất nhiều đơn vị thiết kế lời mời kỹ thuật số có giá cả phải chăng. Cũng có nhiều công cụ trực tuyến cung cấp dịch vụ miễn phí để tạo lời mời không cần giấy tờ. Một số phần mềm cho phép tạo lời mời kỹ thuật số được cá nhân hoá, bạn có thể thêm liên kết đến trang đăng ký sự kiện trực tuyến.

Lịch trình và chương trình làm việc

Bạn cần phải chuẩn bị lịch trình và chương trình làm việc hay còn gọi là timeline cho sự kiện online. Nó không khác gì một sự kiện ngoại tuyến thông thường nhằm giúp sự kiện được đảm bảo hiệu quả, thành công và hấp dẫn. Nếu bạn không có kinh nghiệm thì có thể liên hệ các chuyên gia, chuyên viên tổ chức sự kiện hỗ trợ giúp bạn công tác này một cách chuyên nghiệp nhất.

Chọn MC cho sự kiện

MC hay người dẫn chương trình là nhân tố quyết định rất lớn tới thành công của sự kiện. Dựa trên mục tiêu, bối cảnh của sự kiện mà bạn có thể lựa chọn MC phù hợp để tạo được tinh thần, hiệu ứng tốt nhất cho sự kiện.

Thời gian diễn ra sự kiện

Thời gian diễn ra sự kiện cần có sự thuận lợi cho tất cả những khách mời tham dự. Bạn nên tránh chọn thời gian có thể diễn ra các sự kiện cạnh tranh để đảm bảo được lượng người tham gia tốt nhất.

Ngoài ra, nếu sự kiện của bạn có khách mời, người tham gia ở nước ngoài thì hãy cân chỉnh thời gian phù hợp nhất cho các bên tham dự để sự kiện được diễn ra trong khoảng thời gian tối ưu nhất.

Nếu thời gian không thể thuận tiện cho tất cả mọi người, hãy đảm bảo rằng sự kiện trực tiếp có thể được lưu và phát lại cho những người không thể tham dự có thể theo dõi lại. Và điều này phụ thuộc vào việc lựa chọn phần mềm tổ chức sự kiện trực tuyến của bạn trước đó.

Vừa rồi là những chia sẻ của ECOMCX xoay quanh nội dung tổ chức sự kiện online là gì và cách thức chuẩn bị tổ chức một sự kiện online hiệu quả, thành công. Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và hiểu biết về hoạt động tổ chức sự kiện online đang vô cùng phổ biến ngày nay.