Kỹ năng tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng quyết định tới hiệu quả sự kiện ngoài những kiến thức và quy trình cơ bản bạn đã được học trước đó. Trong bất kể một ngành nào cũng cần có kỹ năng thì mới tạo ra hiệu quả khác biệt và nó xuất phát từ kinh nghiệm làm đi làm lại một công việc để rút ra những bước tối ưu nhất. Bài viết sau ECOMCX sẽ giúp bạn tìm hiểu về các kỹ năng tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng đối với người làm trong ngành tổ chức sự kiện.

8 Kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng không thể thiếu

Người làm trong ngành tổ chức sự kiện phải là người sở hữu nhiều kỹ năng bởi đây là lĩnh vực liên quan đến óc sáng tạo, sự chỉn chủ, chuyên nghiệp và tỉ mỉ trong từng khâu thì mới đạt được kết quả tốt nhất. Sau đây sẽ là một số kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng không thể thiếu nếu bạn muốn là chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi, có tâm và có tầm.

1. Kỹ năng sáng tạo

Trong các kỹ năng tổ chức sự kiện thì ưu tiên nhất chính là kỹ năng sáng tạo. Ý tưởng là khâu quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện, mọi thứ từ khâu chuẩn bị đến nội dung đều cần có sự nhất quán từ ý tưởng sự kiện để truyền đạt đến người xem. Bởi vậy, ý tưởng sự kiện có hấp dẫn, đặc sắc thì mới tạo nên một sự kiện thành công.

Khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện cần phải có yếu tố sáng tạo mới lạ, gây được tò mò và thu hút người xem. Để có được kỹ năng sáng tạo trong tổ chức sự kiện, đó không hẳn là yếu tố trời phú cho bất cứ ai mà nó cần sự trau dồi, tích luỹ, sự quan sát cuộc sống để tìm ra những điều nhỏ nhặt, sự rung cảm thích hợp trong từng hoàn cảnh.

Một ý tưởng sáng tạo không nhất thiết phải độc và lạ 100% mà bạn có thể học hỏi, góp nhặt từ một số sự kiện khác để ứng dụng trong sự kiện của mình một cách hiệu quả. Đó là thành quả của sự ham học hỏi, sự năng động và biết tiếp cận cái mới, xu hướng mới rất cần có ở công việc tổ chức sự kiện.

2. Kỹ năng xây dựng kịch bản

Một kỹ năng cũng khá quan trọng nằm trong các kỹ năng tổ chức sự kiện chính là kỹ năng xây dựng kịch bản. Người tổ chức sự kiện muốn viết ra những kịch bản tốt phải có sự thuần thục về ngôn ngữ, trí tưởng tượng phong phú, đầu óc tư duy nhạy bén để có thể hình dung ra sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào.

Trong đó gồm có cả kỹ năng viết content và truyền tải nội dung qua ngôn ngữ để những người khác có thể nắm bắt được ý tưởng, tinh thần và ý nghĩa mà sự kiện hướng đến. Kỹ năng này cần quá trình rèn luyện, tập viết liên tục để có được cách truyền đạt và diễn tả sinh động, hấp dẫn nhất. Trong đó, óc quan sát và ghi nhớ cũng sẽ giúp bạn viết tốt hơn nhờ học tập lối viết và hành văn của những người ưu tú khác.

3. Viết Proposal

Proposal là cách bạn trình bày ý tưởng tổ chức sự kiện đến khách hàng, đối tác và đây cũng là kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng giúp bạn thu hút được khách hàng. Để tạo ra một proposal, bạn cần có sự nghiên cứu kĩ về tính khả thi của dự án, ý tưởng tổ chức sự kiện sẽ đạt được những gì, dẫn chứng cụ thể chứng minh ý tưởng đó rất triển vọng.

Bên cạnh đó, hình thức trình bày proposal cũng vô cùng quan trọng. Cách tốt nhất để tạo một proposal ấn tượng chính là bạn hãy viết chúng thành PowerPoint và tập thuyết trình dựa trên nó sao cho sinh động, chuyên nghiệp và thuyết phục nhất.

Một proposal ấn tượng còn ở kết cấu hoàn chỉnh, có đầu có đuôi để người nghe, người xem dễ hình dung từ bao quát đến chi tiết.

Nội dung trong proposal đòi hỏi phải ngắn gọn, súc tích, ngôn từ mạch lạc, có tính chắc chắn trong giọng điệu để tạo được sự tin tưởng cho người nghe.

4. Kỹ năng lập kế hoạch và theo sát công việc

Kỹ năng lập kế hoạch và theo sát công việc sẽ giúp bạn tạo nên trình độ chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện. Khi đó, bạn sẽ không bao giờ bị bỏ sót sự việc, hạng mục nào trong quá trình lên ý tưởng hay thực thi tổ chức sự kiện.

5. Kỹ năng triển khai, giám sát công việc

Kỹ năng triển khai và giám sát công việc là kỹ năng tổ chức sự kiện cơ bản nhất giúp bạn đảm bảo hiệu quả của sự kiện.

Trong đó, bạn cần có các yếu tố sau để hoàn thiện được kỹ năng này:

• Khả năng giao tiếp: Giao tiếp tốt sẽ giúp bạn dễ dàng điều phối nhân sự, phân chia công việc và khiến họ hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
• Quản lý thời gian: Điều này giúp bạn luôn nắm thế chủ động và xử lý kịp thời những phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện
• Sự kiên định: Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi người làm phải có tính kiên nhẫn, sự kiên định và bình tĩnh để nắm bắt và xử lý kịp thời toàn bộ công việc. Nếu muốn trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện thì bạn hãy chú ý điều này nhé!
• Chú ý đến những tiểu tiết: Đừng xem thường những việc nhỏ và tiểu tiết trong một sự kiện vì nó có thể góp phần khiến sự kiện của bạn không hoàn hảo như mong đợi. Đôi khi chỉ là một vấn đề rất nhỏ nhưng nó cũng khiến cho khách mời hoặc khách hàng của bạn cảm thấy không hài lòng.

6. Kỹ năng quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là một kỹ năng tổ chức sự kiện đặc biệt quan trọng bạn cần phải có được vì tổn thất của những rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể sẽ rất lớn. Một số rủi ro thường xảy ra như: Thời tiết, âm thanh, ánh sáng, sự cố sân khấu....

Chỉ cần một yếu tố quan trọng gặp phải rủi ro cũng có thể khiến sự kiện bị ngưng trệ hoặc gây ảnh hưởng đến cảm nhận của người xem. Vì vậy bạn phải luôn tính toán các bước dự phòng cho những rủi ro không đáng có, giảm thiểu tối đa chúng.

7. Kỹ năng làm việc nhóm

Tổ chức sự kiện là công việc mang tính quy mô và tập thể, một cá nhân không thể tạo nên một chương trình hay và hiệu quả. Vì vậy, đừng bao giờ ôm đồm mọi việc hay làm việc cá nhân mà hay mở lòng với tập thể và tạo được sự đoàn kết nhóm để phân công công việc cho từng người có kỹ năng tốt đảm nhận từng công việc.

8. Kỹ năng xử lý tình huống

Tổ chức sự kiện là một ngành dịch vụ chất lượng cao, bởi vậy đòi hỏi bạn phải có kỹ năng xử lý tình huống thật khéo léo để dĩ hoà vĩ quý, đưa ra các giải pháp xử lý mối quan hệ một cách thông minh, hài hoá nhất.

Với 8 kỹ năng tổ chức sự kiện trên mà ECOMCX đã gửi gắm, hi vọng bạn sẽ có được cẩm nang tốt nhất khi bước vào công việc tổ chức sự kiện, giúp bản thân bạn có thể chinh phục tốt nhất những giới hạn của bản thân trong ngành tổ chức sự kiện.